Har I over 50 ansatte? Så skal i fra december have en whistleblowerordning
Fra 17. december skal alle virksomheder med mindst 50 ansatte have en whistleblowerordning, der kan benyttes ved indberetninger om strafbare forhold i virksomheden. Bliv klogere på de nye regler her
Virksomheder med mere end 250 ansatte er allerede underlagt loven.
Men har din virksomhed mellem 50-250, er det fra d. 17. december 2023 obligatorisk, at din virksomhed skal have en whistleblower-ordning. Virksomheder med færre end 50 medarbejdere skal kun have en obligatorisk whistleblower-ordning, hvis det fremgår af anden lovgivning. Dette kunne eksempelvis være finansielle virksomheder.
Det skriver SMVdanmark.
Lovens anvendelsesområde omfatter ifølge advokatfirmaet Horten indberetninger om overtrædelser af en række EU-retlige regler, som nævnes i direktivet, og alvorlige overtrædelser af lovgivning og alvorlige forhold i øvrigt.
Loven omfatter dermed eksempelvis indberetninger om strafbare forhold, herunder overtrædelse af tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse, seksuel chikane og anden grov chikane på arbejdspladsen.
Oplysninger om øvrige forhold, herunder overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, vil ikke være omfattet af lovens anvendelsesområde.
Alle ansatte tæller med
Alle ansatte uden undtagelse tæller med i opgørelsen, dvs. også de medarbejdere, der måtte arbejde ulønnet som frivillige eller lignende, og uanset om de arbejder fuldtid eller deltid. Man tager udgangspunkt i de oplysninger om antal ansatte, der fremgår af cvr-registret. Forpligtelsen til at etablere en whistleblower-ordning indtræder, når man i gennemsnit gennem de seneste 4 kvartaler har haft 50 eller flere ansatte.
Reglerne stiller krav om, at der skal være en sikker indberetningskanal, der overholder GDPR-reglerne. Ordningen kan både etableres internt i virksomheden eller hos en ekstern part, men der stilles krav om, at den ansvarlige for ordningen er kompetent og uafhængig.
Derudover skal ordningen kunne sikre fortrolighed overfor den, der indberetter og give adgang til, at alle ansatte skal kunne indberette – både mundtligt og skriftligt. Derudover kan ordningen give mulighed for, at andre udenfor virksomheden kan indberette. Men det er ikke et krav.
Der skal desuden være lettilgængelige oplysninger om, hvordan whistleblowerordningen kan benyttes.
Omvendt bevisbyrde ved repessalier
Reglerne understreger vigtigheden af, at whistleblowere beskyttes mod repressalier og trusler, og at identiteten på whistlebloweren ikke må videregives til uvedkommende, ligesom oplysningerne i indberetningen kun må videregives som et led i behandlingen af sagen.
Whistleblowere, der er blevet udsat for repressalier som følge af en indberetning, har ifølge advokatfirmaet Horten krav på en godtgørelse, hvis størrelsesniveau lægger sig op ad ligebehandlingslovens regler.
Der gælder en særlig bevisbyrderegel om omvendt bevisbyrde, hvorefter det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at der konkret ikke er tale om repressalier, hvis whistlebloweren beviser at have foretaget en indberetning og have lidt en ulempe.
Beskyttelsen indeholder derudover en særlig tavshedspligt om indberetningens indhold og whistleblowerens identitet. Der vil dog være mulighed for at videregive oplysningerne under visse betingelser, herunder når det er nødvendigt til brug for at hindre lovovertrædelser mv.
Særregler for behandling af personoplysninger
Loven indeholder en særhjemmel til at behandle personoplysninger, når det er nødvendigt for at håndtere indberetninger, der er modtaget som led i en whistleblowerordning oprettet i henhold til loven.
Offentlige myndigheder og private virksomheder kan således behandle personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, om ikke-følsomme oplysninger, artikel 9, stk. 2, om følsomme personoplysninger og artikel 10, om oplysninger om strafbare forhold, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger modtaget som led i en whistleblowerordning, der er etableret i henhold til loven.
De øvrige regler og principper i GDPR skal naturligvis fortsat iagttages ved behandling af personoplysninger i henhold til whistleblowerloven – og ikke mindst i de procedurer, der skal følges i de eventuelle efterfølgende undersøgelser som følge af indberetningerne.
For virksomheder med færre end 50 ansatte er der ikke noget lovkrav om at etablere en whistleblowerordning i virksomheden. Men en whistleblowerordning kan være en måde at blive gjort opmærksom på kriminalitet eller andre forhold, som man ikke ønsker i sin virksomhed, så som krænkelsessager, byggesjusk, arbejdsmiljøovertrædelser og lignende, der måske ellers ikke var kommet til ledelsens kendskab.
Det kan derfor være en overvejelse værd, om man skal etablere en whistleblowerordning.
Læs Justitsministeriets vejledning for whistleblowerordninger her.
-dc
